Qu'est-ce qu'un renseignement personnel ?

Un renseignement personnel est une information sur une personne physique identifiable. Cela comprend toute information liée aux traits personnels (par ex. : le sexe, l'âge, le revenu, l'adresse domiciliaire ou le numéro de téléphone, l'origine ethnique, l'état matrimonial), à la santé (par ex. : les antécédents médicaux, les problèmes de santé, les services médicaux reçus) ou aux activités et opinions (par ex. : la religion, la politique, les opinions exprimées par une personne, l'opinion ou l'évaluation d'une personne). Les renseignements personnels diffèrent des renseignements commerciaux (par ex. : l'adresse professionnelle et le numéro de téléphone au bureau d'une personne) qui, eux, ne sont pas couverts par la loi sur la protection des renseignements personnels. De plus, en raison de la nature même des activités liées au secteur des agences de voyages, nos politiques couvrent aussi les données financières des personnes, y compris l'information sur les comptes-chèques et sur les cartes de crédit, et nous protégeons jalousement ces renseignements.

Qui sommes-nous ?

Voyages Campus est une agence de services complets. Nous offrons pour nos clients des produits et services de voyage en collaboration avec une vaste gamme de fournisseurs de l'industrie. Par conséquent, nous traitons avec de nombreux consultants et tiers qui peuvent, dans l'exercice de leurs fonctions, avoir accès de façon limitée aux renseignements personnels que nous possédons. Ces consultants et tiers incluent les compagnies aériennes, ferroviaires et de croisière, les voyagistes, les fournisseurs de systèmes de réservation par ordinateur et autres fournisseurs liés au domaine du voyage. Autant que possible et de façon raisonnable, nous limitons au maximum leur accès à tout renseignement personnel en notre possession. Nous avons également leur assurance qu'ils suivent bien les principes appropriés en matière de protection des renseignements personnels et ce, en conformité avec leurs propres politiques sous la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE).

Nous recueillons des renseignements personnels aux fins suivantes :

Comme toutes les agences de voyages, nous recueillons, utilisons et divulguons des renseignements personnels dans le but de servir nos clients. Les objectifs premiers visés par la demande de tels renseignements sont les suivants :

• comprendre vos besoins et connaître votre admissibilité aux produits et services
• effectuer et garantir des réservations de voyage ainsi que d'autres services liés au domaine du voyage
• émettre des documents relatifs au transport, des bons et des cartes d'identité
• donner de l'information aux fournisseurs de voyages afin de compléter les dispositions d'achat nécessaires, pour une vaste gamme de produits de voyage et de tourisme
• compiler des statistiques et mener des études de marché
• distribuer du matériel promotionnel
• distribuer des publications auxquelles le client s'est abonné
• vérifier l'exactitude de nos comptes et nous conformer à la loi

Veuillez noter que toutes les compagnies aériennes doivent, selon les nouvelles lois en vigueur aux États-Unis et dans d’autres pays, donner aux autorités de la sécurité, des douanes et de l’immigration l’accès aux données concernant les passagers. Par conséquent, tous les renseignements en notre possession qui vous concernent de même que vos dispositions de voyage peuvent être divulgués aux autorités des pays compris sur votre itinéraire. Les données ne seront utilisées qu’à des fins de sécurité.

Voici quelques exemples du genre de renseignements personnels que nous demandons pour répondre à ces objectifs : nom, adresse, numéro de téléphone, âge, données relatives aux cartes de crédit, renseignements concernant le passeport ou le visa, numéro d'assurance sociale, témoins de sites Web («cookies ») et tout renseignement personnel similaire qui s'avère nécessaire afin que nous puissions identifier correctement nos clients ainsi que leur admissibilité aux services que nous offrons. Nous recueillons aussi des renseignements personnels sur nos employés et fournisseurs afin de nous assurer que nous sommes conformes aux lois sur l'emploi, la rémunération, les redevances de taxes et d'impôts de même qu'à tout autre fonction administrative ou contractuelle.

Protection des renseignements personnels :

Voyages Campus comprend l'importance de protéger les renseignements personnels qui sont en sa possession ou sous sa garde, y compris les renseignements personnels transférés à un tiers ou obtenu de celui-ci dans le cadre d'activités commerciales à des fins de traitement ou pour tout autre motif auquel vous avez consenti. Pour cette raison, nous avons pris les mesures suivantes :

• L'information sur papier est soit sous supervision, soit en sécurité dans un endroit verrouillé ou à accès restreint.
• Le matériel électronique est soit sous supervision, soit en sécurité dans un endroit verrouillé ou à accès restreint et ce, en tout temps. De plus, des mots de passe sont utilisés sur les ordinateurs.
• L'information sur papier est transmise dans des enveloppes ou boîtes adressées et scellées par des entreprises réputées.
• L'information électronique est transmise soit par ligne directe, soit sous le couvert de l'anonymat ou après avoir été chiffrée.
• Le personnel a été formé pour recueillir, utiliser et divulguer des renseignements personnels seulement lorsque cela s'avère nécessaire dans l'exercice de ses fonctions et seulement en conformité avec notre politique en matière de protection des renseignements personnels.
• Les consultants et agences externes ayant accès à des renseignements personnels doivent signer des accords de confidentialité avec nous ou doivent reconnaître se conformer à la LPRPDE.

Rétention et destruction de renseignements personnels :

Nous devons conserver les renseignements personnels pendant quelque temps afin de nous assurer de pouvoir répondre à toute question que vous pourriez avoir à propos des services fournis et pour fins de responsabilisation face aux organismes de réglementation externes. Cependant, nous ne souhaitons pas garder les renseignements personnels trop longtemps et ce, afin de protéger votre vie privée. Nous gardons donc nos dossiers de clients pendant une durée approximative de deux ans. Nos répertoires de clients et de contacts étant beaucoup plus difficiles à détruire de façon systématique, nous supprimons de telles informations lorsque nous le pouvons s'il apparaît que nous ne vous contacterons pas de nouveau. Toutefois, si vous en faites la demande, nous supprimerons ces dites informations sur-le-champ. Nous gardons tout renseignement personnel lié à notre correspondance générale avec les gens qui ne sont pas nos clients et aux bulletins d'information, séminaires et activités de marketing pendant environ 6 mois après la fin dudit bulletin, séminaire ou événement marketing. Nous détruisons les dossiers de papier contenant des renseignements personnels par déchiquetage et nous détruisons l'information électronique en la supprimant. Lorsque le matériel électronique est mis au rebut, nous nous assurons que le disque dur est physiquement détruit. Nous pouvons également envoyer une partie, ou la totalité, du dossier du client à ce dernier.

Vous pouvez consulter vos renseignements :

Sauf quelques rares exceptions, vous avez le droit de consulter les renseignements personnels que nous possédons à votre sujet. En général, vous n'avez qu'à le demander. Nous pouvons vous aider à déterminer quels dossiers vous concernant sont en notre possession. Nous tenterons également de vous aider à comprendre toute information que vous ne saisissez pas (par ex. : les divers formulaires de l'industrie, le langage technique, etc.).

Nous devrons vérifier votre identité, si nous ne vous connaissons pas, avant de vous donner cet accès. Nous nous réservons le droit de vous demander une somme modique pour de telles demandes. En cas de problème, nous pouvons vous demander de formuler votre demande par écrit. Si nous ne pouvons vous donner l'accès demandé, nous vous en informerons dans un délai de 30 jours, si possible, et nous vous donnerons les raisons de ce refus du mieux que nous le pouvons. Si vous croyez qu'une erreur s'est glissée dans vos renseignements, vous avez le droit de demander qu'elle soit corrigée. Ceci s'applique à la documentation concrète et non aux opinions professionnelles que nous pourrions nous être faites à votre sujet. Nous pouvons vous demander de fournir des documents attestant que votre dossier renferme des données inexactes.

Vous pouvez retirer votre consentement :

Nous devons obtenir votre consentement explicite ou implicite avant de recueillir ou d'utiliser vos renseignements, ou avant de les divulguer à quiconque. Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps à condition de nous accorder un délai raisonnable, sous réserve de restrictions d'ordre légal ou contractuel. Pour retirer votre consentement, vous devez contacter notre responsable de la protection des renseignements personnels à l'adresse ou au numéro de téléphone indiqué. À moins d'avis contraire de votre part, vous nous donnez votre consentement pour recueillir, utiliser et divulguer des renseignements personnels en conformité avec la présente politique et aux fins identifiées.

Vous avez une préoccupation ?

Notre responsable de la protection des renseignements personnels est disponible pour répondre à toute question ou préoccupation que vous pourriez avoir. Si vous désirez effectuer une plainte officielle à propos de nos pratiques en matière de protection des renseignements personnels, vous pouvez le faire en écrivant à notre responsable de la protection des renseignements personnels à :

Responsable de la protection des renseignements personnels Voyages Campus

Notre responsable de la protection des renseignements personnels accusera réception de votre plainte, s'assurera que votre cas soit étudié rapidement et que vous obteniez par écrit une décision officielle ainsi que les raisons de cette décision.

Pour des demandes de renseignements plus généraux, le Commissaire à la protection de la vie privée du Canada exerce une surveillance de l'administration de la législation en matière de protection des renseignements personnels dans le secteur privé. Le Commissaire agit également comme une sorte de protecteur du citoyen pour les litiges concernant la protection des renseignements personnels. Le Commissaire à la protection de la vie privée peut être joint au :
112, rue Kent, Ottawa (Ontario) K1A 1H3, ainsi que par :